Notulen bestuursvergadering Scouting Veghel d.d. 22-10-2007
Aanwezig: Theo, Tom, Ton, Maarten, William en Marjan.
Afwezig:, Groepsraad, Isabelle, Jac.
Notuliste: Marjan.
1. Opening
Theo heet iedereen welkom en zegt te weten dat de vergadering uiterlijk om 22.00 uur is afgelopen (na enkele extra agendapunten weten we dat de druk hoger wordt om deze tijd te realiseren!).
Notulen vorige keer + actielijst
Geen bijzonderheden zijn er te melden over de vorige notulen. De actielijst wordt doorgesproken.
Marjan heeft Maarten gemaild over het maaien van de sloten. Volgens Maarten heeft dit geen zin, er ligt te veel troep in, zoals ijzer, struiken e.d.
Eerst zorgen dat de sloot wordt opgeruimd. Maarten maakt hiervoor een mailtje naar
iedereen@scoutingveghel.nl om te kijken wie er even wil helpen, zodat er daarna gemaaid kan worden.
Ook Marjan heeft verzuimd om het ruitje van de kasten in de grote zaal te laten maken (sorry….). Maar na overleg is er besloten om voor alle 4 de ruitjes een plaat te maken. Er komt toch bijna geen licht door en de ruitjes kunnen alleen maar stuk. William zorgt dat er plaatjes op maat komen en Maarten zorgt dat ze er tegenaan komen.
Er moet nog gepland worden dat de laatste werkzaamheden van de Rabobank klusdag worden afgewerkt (plintjes en schilderen van de douche en de wc).
Theo gaat nog zorgen voor een bedankje (een slagroomtaart met een foto van de JOTA bijvoorbeeld).
Voor wat betreft het opruimen van de kampspullen voor met name de verkenners is afgesproken dat indien de blokhut is verhuurd om het moment dat de verkenners terug komen het volgende gaat gebeuren. Op zaterdag komt de container (bij voorkeur plaatsen aan de voorzijde). Meestal wordt er op zondag opgeruimd. Dit moet altijd vooraf even in overleg gebeuren met Theo, zodat er een tijd afgesproken kan worden (bijvoorbeeld van 12.00 tot 15.00 uur) wanneer er opgeruimd kan worden. Zo weten huurders ook waar ze aan toe zijn, en huurders zijn nu eenmaal belangrijk om de blokhut te kunnen onderhouden!!. Voor vragen mag er altijd gebeld worden met Marjan of Theo.
3. Groepsraad
Geen dingen van de groepsraad.
Data groepsraden: Allen op donderdag: 27 september, 29 november, 6 maart en 12 juni.
4. Ingekomen stukken en mededelingen
Brief ivm omzetten rechtspersoon. Omdat het omzetten allemaal een beetje vertraagd is en je als scouting groep wel wil dat het omgezet wordt (op kosten van SN) dan moeten we het Shanti formulier invullen. Marjan zorgt hiervoor.
5. Omzetten rechtspersoon
Theo en Ton hebben naar aanleiding van de stukken die opgestuurd zijn toch nog enkele vragen en onduidelijkheden. Theo gaat proberen contact op te nemen met het notariskantoor, Marije van de Wetering om te kijken of ze een afspraak kunnen maken voor wat uitleg, of dat ze misschien een presentatie kunnen toesturen o.i.d.
Theo en Ton maken alvast een vragenlijstje ter voorbereiding.
6. Blokhut
Onderhoud:
Op 12 oktober is de Rabobank Klusdag geweest. Alles is goed verlopen, er was voldoende materiaal. Er moeten nog wel wat dingen afgewerkt worden.
We gaan weer een logboek invoeren. Het is de bedoeling dat iedere groep dit weer wekelijks invult, zodat indien nodig er groepen op aangesproken kunnen worden.
Vernielingen/Inbraak:
Dorshout mist nog een discolamp en van de Scouting wordt nog een megafoon en een rooster van een speaker gemist. Aangezien wij bij Scouting niet verzekerd zijn tegen inbraakschade kunnen we de daders aansprakelijk stellen, aangezien zijn opgepakt zijn. Tom informeert nog even bij zijn baas, die heeft dat ook ooit gehad.
We moeten even bij Mark van Heeswijk navragen of hij een nota wil maken wat de reparatie heeft gekost. Ton gaat dan uitzoeken hoe de procedure verloopt om hen zo spoedig mogelijk aansprakelijk te stellen (via de politie, daar wij niet weten wie de daders zijn). De kans dat je er nog iets van terug ziet is niet zo groot, maar “baat het niet dan schaadt het niet”!
Er schijnt dat er op woensdag na de inbraak om 02.00 á 03.00 uur ’s nachts nog licht brandde op de blokhut. Het is niet de bedoeling dat er nog zo lang mensen van scouting aanwezig zijn na een scoutingactiviteit (mits het om een weekend o.i.d. gaat). Om uiterlijk 23.00 á 24.00 uur moet iedereen weg zijn!Verbouwing blokhut:
Zie actielijst.
Verhuur:
William heeft gevraagd over het afblokken van de weekenden voor het bouwen van de carnavalswagen. Als er een scoutingactiviteit is kan er soms inderdaad niet verhuurd worden, er mag best wat gereserveerd worden, maar niet te veel weekenden. De blokhut verhuren is toch ook heel belangrijk voor het onderhoud en dergelijke. Afblokken maximaal 6 weekenden. Even hierover met Dorianne contact opnemen zij zit o.a. in de organisatie.
Huurovereenkomst Dorshout: de afspraak met de betrokkenen is verzet naar 6 november a.s.
De handboogvereniging in Eerde wil de blokhut huren (niet om te slapen) in het weekend van 23 en 24 augustus 2008. Eigenlijk valt dan de opening, maar besloten is dat zij het mogen huren en de opening een week later zal plaatsvinden (op 30 augustus 2008).
De accommodatielijst op internet moet worden aangepast. Theo en Marjan gaan dit aanpassen.
7. Bestuur
Isabelle heeft via de mail aan Theo aangegeven dat ze wil stoppen met haar activiteiten binnen de scouting. De ledenadministratie zal worden overgenomen door Marjan.
8. ARBO/GGD
Theo heeft met Gertjan een afspraak gehad om de draad weer op te pakken, dit moet om de 3 jaar gebeuren. Gertjan gaat de leiding aanschrijven wie er voor welke groep contactpersoon gaat worden. De groepen moeten dan weer de checklist gaan invullen.
De GGD heeft getest voor de legionella, het is gelukkig allemaal goed. We moeten wel een beheersplan opstellen (voor het testen van de temperatuur en het doorspoelen van het water) en het poetsrooster dan ook op internet moet komen staan.
Vanuit het bestuur moet er iemand zijn als contactpersoon voor dit alles. Theo start dit op.
9. Rondvraag
Ton:
Ton vraagt of het bordje dat op de voordeur van de blokhut hangt, aangepast kan worden. Even bij Jac informeren of hij de bak met letters heeft (Marjan).
Voor het raam van de keuken even kijken of er een rolgordijn gehangen kan worden, met de vliegenlamp zie je alles staan. Ook voortaan er voor zorgen dat de gordijnen in de blokhut dicht gaan, dan kan men ook niet zien wat er allemaal binnen is.
Maarten:
Als je dingen hebt voor de mankementenlijst, svp rechtstreeks mailen naar
td@scoutingveghel.nl aangezien de technische dienst niet wekelijks op de blokhut is.
De rest heeft geen vragen.
Sluiting
Dus iets na 22.00 uur (ahum) sluiten we de vergadering af. Zonder tegenbericht is de volgende vergadering op maandag 17 december 2007 graag om 20.00 uur op de blokhut.
ACTIELIJST:
Omschrijving: Wie: Voor wanneer:
Actiepunten besproken in bestuursvergadering d.d. 23 januari 2006
1 Theo gesprek nogmaals contact zoeken met Rotary, al geprobeerd via Ad van Dooren Theo 06-11-07
Actiepunten besproken in bestuursvergadering d.d. 4 september 2006
2 Huurcontract Dorshout, besproken met Ad van Dooren maar nog niks van penningmeester gehoord Theo 06-11-07
Actiepunten besproken in bestuursvergadering d.d. 5 februari 2007
3 Offerte aanvragen voor asbest dak verwijderen Theo/Marjan 17-12-07
4 Palenhok maken, in combinatie met dak Rob Voor half december
Actiepunten besproken in bestuursvergadering d.d. 10 april 2007
5 Omschrijving beheerdersfunctie bespreken Theo/William 12-11-07
6 Foto’s maken van de blokhut Marjan z.s.m.
Actiepunten besproken in bestuursvergadering d.d. 12 juni 2007
7 Michel Vermeulen of Rotary bellen over opknapwerkzaamheden, eventueel buiten schilderwerk Theo 17-12-07
Actiepunten besproken in bestuursvergadering d.d. 4 september 2007
8 Bijeenkomen voor het vervangen van het dak, na asbestverwijedering Jac/Tom/Maarten Voor half december
9 Nieuwe kalender voor op prikbord in staf, william houdt hem bij. Marjan 01-01-08
Actiepunten besproken in bestuursvergadering d.d. 22 oktober 2007
10 Beheerdersfunctie mailen naar Theo (zie mappen) Marjan 01-11-07
11 Plaatjes maken voor ruitjes, kasten grote zaal William/Maarten 17-12-07
12 Invullen Shantiformulier Marjan 01-12-07
13 Afspraak maken met notaris inz. Omzetting rechtspersoon Theo 17-12-07
14 Bedankje Raboklusdag Theo z.s.m.
15 Accommodatielijst aanpassen Theo/Marjan z.s.m.
16 Informeren over aansprakelijk inzake inbraak Ton z.s.m.
17 Groepsraad: kalender, logboek, gordijnen. Bestuur 29-11-07
18 Bij Jac informeren naar letterbak Marjan 17-12-07
19 Mailtje maken over sloten maaien, met hulp van anderen Maarten 17-12-07
20 Logboek klaarmaken voor gebruik Marjan 17-12-07
Herrinnering: Op tijd overleg wat betreft opruimen blokhut, na kamp verkenners!
